Afin d'augmenter vos opportunités de prises de rendez-vous en ligne sur la plateforme Alfred, plusieurs fonctionnalités sont en place, sous la forme d'envoi de rappels automatiques que ce soit par courriel ou par messages texte. 


Rappel pour la vérification de la liste des conseillers en ligne


Nous savons qu'une équipe des ventes, ça bouge! Afin de vous assurer que la liste des conseillers actifs sur la plateforme Alfred soit à jour, vous recevrez quatre fois par an un rappel automatique par courriel avec la liste des conseillers présentement actifs. Si cette liste n'est pas à jour, vous pourrez accéder directement à la plateforme et la compléter. Dans le cas contraire, vous n'avez rien à faire!


Qui reçoit ces courriels de rappel?

  • Le ou les administrateurs recevant les notifications de nouveaux rendez-vous


À noter - Vous souhaitez modifier la liste des destinataires des notifications? Contactez votre chargé de compte afin qu'il puisse procéder à la modification.


Quand sont-ils envoyés?

Les envois automatiques sont programmés les :

  • 5 septembre
  • 5 décembre
  • 5 mars
  • 5 juin


Rappel pour la demande de suivi de l'issue d'un rendez-vous


Suivre la performance et la conversion des rendez-vous en ligne est important, voilà pourquoi un mécanisme de rappel automatique vous assure que l'issue de chaque rendez-vous pris en ligne est renseigné.


Qui reçoit ce message texte?

  • Tous les conseillers qui ont reçu une demande de rendez-vous


Quand sont-ils envoyés?

  • Pour chaque rendez-vous, le conseiller reçoit par message texte, à la fin de la journée, un rappel l'invitant à déclarer l'issue du rendez-vous passé.


Ce message inclut un lien pour faciliter la déclaration et une liste d'options est disponible, selon les cas de figure rencontrés.


FORMULAIRE DE DÉCLARATION DE SUIVI DE RENDEZ-VOUS À COMPLÉTER 

Détails des statuts de suivi de rendez-vous

  • RDV réalisé: Le client est venu au rendez-vous. Le rendez-vous a eu lieu comme prévu. Cette option inclut un sous-menu :
    • Ce RDV a généré une vente
    • Ce RDV n'a pas généré de vente
    • En attente d'un retour du client
  • RDV reporté : Le client a reporté le rendez-vous. La date et l'heure du rendez-vous ont été modifiées à la demande du client.
  • RDV annulé : Le client a prévenu qu'il annulait. Le rendez-vous n'a pas eu lieu et a été annulé directement par le client.
  • RDV manqué : Le client ne s'est pas présenté. Le rendez-vous n'a pas eu lieu car le client n'est pas venu, sans prévenir au préalable.
  • RDV doublon : Le client a fait une erreur. Un autre rendez-vous existait déjà pour ce client.
  • RDV test : ce n'est pas un vrai RDV. Ce rendez-vous était un test.


Il n'est pas obligatoire de compléter le statut du rendez-vous la journée même, la déclaration peut être effectuée le lendemain.  


Important - Le conseiller continuera de recevoir chaque soir, à la même heure, les messages texte lui demandant de déclarer l'issue de son/ses rendez-vous.


Relance pour les rendez-vous laissés sans suivi


Afin de vous permettre d'effectuer un meilleur contrôle, un courriel est envoyé pour les rendez-vous dont le suivi n'a pas été effectué par les conseillers.


Qui reçoit ces courriels de rappel?

  • Le ou les administrateurs recevant les notifications de nouveaux rendez-vous


À noter - Vous souhaitez modifier la liste des destinataires des notifications? Contactez votre chargé de compte afin qu'il puisse procéder à la modification.


Quand sont-ils envoyés?

  • Un envoi est programmé tous les 10 jours. Le courriel contient la liste des RDV clients sans suivi.
  • Lors du troisième rappel, après 30 jours, un dernier délai de 10 jours est enclenché, après quoi les rendez-vous non confirmés sont automatiquement annulés, les clients ne reçoivent pas de SMS à cet effet.
  • Après dix jours, un message est envoyé pour confirmer l'annulation et le conseiller cesse de recevoir les messages texte pour les RDV automatiquement annulés.